Как организовать Велодень в вашем городе. Рецепт.

Я, Миша "ХарьковТурист", организатор, соорганизатор и “so-so организатор” Всеукраинского Велодня в Харькове уже 10 лет :) Попробую поделиться своим опытом по организации такого рода мероприятия. Это мой субъективный опыт и рецепт, который могут не разделять как организаторы других городов, так и харьковские организаторы. 

Мы много формировали цели и задачи Велодня и проще всего сформулировать это так: «ЦЕЛЬ – увеличение количества велосипедистов». Сверхкратко, чтобы не писать лист задач типа «демонстрация властям численности велосипедистов, требующих велодорожек», «агитация за велосипед» и пр. 

Итак. Вы хотите организовать Велодень у себя в городе. С чего начать. Как развить. К чему прийти.

Как начать.

1. Узнайте не проводит ли его кто-то другой. Не переживайте, помните, что организовывать Велодни в институтах не учат – тут все любители и все делали это первый раз без опыта.

2. Постарайтесь скоординироваться с другими городами по дате. В Украине это происходит на сайте www.bikeday.org.ua Можно попробовать провести велопарад и под Европейскую Неделю Мобильности 16-22 сентября ежегодно.

3. Найдите команду единомышленников. Хотя можно и одному на первый раз. Чем больше команда, тем круче Велодень будет.

4. Прикиньте маршрут, количество людей и программу. От количества людей зависит собственно и маршрут и программа. Основой Велодня является проезд колонны – это фактически самая приятная участникам часть. С другой стороны, делать слишком большие маршруты с перекрытым движением – зло, т.к. это очень напрягает и пешеходов и автомобилистов. Старайтесь, по-возможности, негатив уменьшать. Но окончание проезда будет скомканным, если не сделать программу на финише. Если у вас 150 человек, то безалкогольное вино на пляже – хороший выбор для финишного отдыха, но 1000 человек уже требует создания полноценной культурной программы. Об этом позже.
Проезд колонны – впечатляющее зрелище, но есть и варианты отдельного проезда нескольких районных колонн, а в месте встречи только праздник. Мне такой вариант не нравится, но его тоже можно удачно обыграть – сближая людей одного района ,мы как бы их знакомим и стимулируем дальнейшие совместные покатушки. Можно каждой районной колонне раздать ленточки своего цвета. «О, девушка, у вас тоже фиолетовая ленточка, я смотрю вы тоже с Троещины? Давайте по утрам бегать от хулиганов вместе!» :) Плюс районных колонн в том, что они меньше и не надо перекрывать движение полностью.

5. Получите разрешение в горсовете. Это можно делать на первый раз просто через уведомление (мой текст 2007 года): Уведомление
Харьковскому городскому голове Добкину М.М.
Руководствуясь ст. 39 Конституции Украины, инициативная группа сайта «Харьковский Турист» уведомляет Вас, о том, что 20 мая 2007 года состоится велопробег "Всеукраинский Велодень" под лозунгами: "Европейскому городу-европейский транспорт", "Велодорожки - в план развития города!", "Велосипедному транспорту - безопасные дороги!", "Сделаем город чище - на работу на велосипеде!", "Позаботьтесь о студентах - велостоянки у ВУЗ-ов"
Маршрут велопробега: Перекресток проспекта Ленина и улицы 23 августа -площадь Свободы.
Время проведения: 9:00 - 10:00
Ориентировочное количество участников: 300 человек.
При проведении мероприятия будут использованы транспаранты.
Гарантируем проведение мероприятия с соблюдением общественного порядка, безопасности жизни и здоровья граждан.
Ответственный за проведение: Калужинов Михаил Игоревич, проживающий по адресу ул. 23 августа д. 51 Б , конт. тел. 8-067-577-92-90
Калужинов М.И.

Заметьте, это уведомление. По идее, мероприятие не имеют права запретить, хотя на практике, сами понимаете… В дальнейшем, с увеличением количества людей, стоит подавать документы от какой-либо общественной организации. Лучше уже сделанной – меньше проблем. Хорошо бы включить мероприятие загодя в городской календарь мероприятий.

5. Решите вопрос регулировки, чтобы никто не попал под машину. В начале людей будет вероятно немного, хватит пары машин сопровождения и хотя бы минимального соблюдения ПДД.

6. PROFIT! 

Как развить

Если у вас уже 1000-10000 человек, то управиться сами вы не сможете – нужны отделы.
Итак, уже все знают что организатор Велодня вы. Людям понравился первый раз. Куда метаться теперь? Не время для паники.
Развивайте команду. Вы уже не сможете уследить за всем. Плюс исходите из того, что вы сломаете ногу или подхватите грипп как раз на Велодень (это из моего личного опыта). Чтобы не проводить его из окна скорой помощи, организовывайте все отделы по двое руководителей! Ну и у руководителей могут быть десятки помощников и сотни рядовых волонтеров. Ниже – программа максимум, состоящая из всех отделов на которые бьется структура.

a. Главные организаторы – координаторы.
Этот отдел берет на себя работу с властями по получению разрешений, координацию отделов и работу пресс-службы (эфиры, интервью, пресс-релизы)

b. Отдел регулировки и разметки.
В дальнейшем он может органично разделиться на регулировку и разметку. Это отдел с волонтерами в жилетках, которые размечают мелом места конкурсов, кому куда стать в колонне, после управляют проездом колонны, а после проезда помогают при проведении конкурсов и развлечений. 

c. Отдел конкурсов и развлечений.

Собственно совершенно не обязательно проводить все самим. Лучше только координировать процесс. Попросить клуб велотуристов провести соревнования по велофигурке, клуб любителей слеклайна натянуть стропу, велогонов – сделать любительскую гонку и так далее. Отдельным развлечением является стимулирование использования карнавальных костюмов на Велодень.
  

Список возможных конкурсов и развлечений:
Велогонка, гонки на беговелах, детская велофигурка, лучший рисунок велосипеда, соревнования по технике вождения велосипеда, сюрпляс, байкполо, гонки для взрослых на детских велосипедах, велотриал, ВМХ, слеклайн, Джолли-джамперы и баланс борды, петанк, фото-конкурсы, бросание велосипедной покрышки, фризби-тир, мастер-класс по оказанию первой помощи, футбол и волейбол и многое другое. Можно раздавать ПДД для велосипедистов, светоотражающие наклейки (с лого спонсора чтобы не тратить на это бюджеты), светоотражающие жилетки также от спонсора и так далее.

d. Отдел выставки и ярмарки.
Выставка старинных и всяких прикольных велосипедов в одном ряду с веломагазинами, которые могут не только выставлять свежие коллекции брендов, но и торговать необходимыми велосипедистам вещами, веломастерские.

e. Звук и сцена.
Нужно обеспечить сцену и озвучку. Это может быть даже прицеп грузовика с откидывающимися бортами и матюгальник. Но чтобы 1000 человек вас услышали – рассчитывайте мощность звука правильно. Плюс ненавязчивая музыка и голос ведущего.

f. Атрибутика Велодня.
Палатка с раздачей бесплатности и продажей небесплатности. Это еще надо все заказать, привезти и так далее.

g. Реклама.
Чтобы приехало 10000 человек надо постараться. Социальная реклама в транспорте, афиши, соцсети, популярные сайты, работа с информационными спонсорами.

h. Спонсоры.
Я рекомендую до упора работать без них – все на волонтерах и бесплатно. Это работает. Бюджет Велодня на 6500 человек может быть 2000 гривен из кармана и не надо головной боли с этим отделом. Потому что он сложен.
Крупные спонсоры утверждают бюджет в декабре. За пол года до Велодня :) Крупным спонсорам нужен охват, который обеспечивается информационными спонсорами (в социальной рекламе логотипы спонсоров вам вставить не дадут). Инфоспонсоров надо найти соответственно за 9 месяцев. Нужен медиа-план, который само по себе сделать – непросто, а соблюсти еще сложнее. Спонсорский пакет на основе медиа-плана и беготня за ними. Как только мы начинаем платить за что-либо (например зарплата диджею), все остальные сотни людей, которые этого работали за «спасибо» начинают точиться сомнениями «он за бабки, а я пашу нахаляву». Это тоже проблема.
Брать деньги с магазинов за присутствие на Велодне – плохой выход, т.к. 90% лень приезжать даже бесплатно, а за деньги мы получим 0 веломагазинов на Велодне и скучающих участников. Разве-что меценаты и спонсоры баннера на сцене (лого в раздавашках правил поведения в колонне). Но все равно толку мало – много за это не взять, а печать таких носителей тоже стоит денег.
Впрочем, если вы сможете взять в этот отдел директора рекламного агентства с пулом клиентов и десятком сотрудников – возможно, он и закроет вопрос сам. Мы не нашли.

i. Статистика и фото.
Количество людей надо подсчитать, чтобы сообщить СМИ и самим участникам. Поставьте трех человек в местах разряжения колонны (ближе к финишу на подъеме) и пусть считают по головам.
7800 насчитать так можно - проверено в Харькове в 2015 году. Я лично считал 4500. Результаты от троих – усредните. Можно считать по плотности – но это очень не точный метод - оценка МВД по плотности в 2015 году в Харькове дала 15000. Фото же нужны сразу для раздачи в СМИ – собирать шлакофотки с мобил во вконтакте через три дня после мероприятия – это внесистемно.

j. Власти и Звезды.
Многие журналисты не приедут к вам даже если вас будет 5000. Им скучно. Нужно, чтобы был или «рекорд Украины» или «мер и губернатор» или «Кличко, Ступка и Михалок на велосипедах». Если можете найти человека, вращающегося в таких кругах – попробуйте сформировать такую колонну или просто пригласить таких людей.

k. Отдел быта
Обеспечить еду (возможно за деньги), воду и прочий быт(не уточняю) для участников. 

l. Специальные отделы по необходимости.
Например отдел организующий большую велогонку или масштабный флэшмоб на 3000 человек.

Не парьтесь если часть отделов пустая - у нас тоже не все отделы работают на полную.

Безопасность.

Плохо ведущие себя в колонне люди – это стихия. Вы не сможете ими управлять без огнестрельного оружия :). Направляйте стихию в русла как реку. Стадный инстинкт - страшная штука – не бойтесь, просто учитывайте. Придет с опытом. Все что можно, это построить в голове колонны «пробку» в два ряда регулировщиков и не пускать вперед ездунов. Скорость колонны надо ограничивать, но это тема отдельной статьи. Детей и женщин лучше держать в хвосте колонны и ближе к правой части колонны - там безопаснее.
Раздайте правила поведения в колонне. Постарайтесь пригласить скорую и Красный Крест. На всякий случай. Возьмите аптечку. Не проводите конкурс «велогонка» среди людей, не расписавшихся в технике безопасности, без шлемов, без ограждения колючей проволокой 3 метра высотой. Никаких меловых линий или оградительных лент на велогонке! Были случаи, что во время гонки выбегали зрители, перелезая через ленточки, из-за чего гонщики ломали шею. Грустно.
Крупный велодень не обходится без травм той или иной тяжести. Но все взрослые люди – не берите всю вину на себя.

Власти.

У вас везде в городе есть пандусы для колясок и велосипедов? А ведь каждый читатель сего катался мамой в коляске или уже катал своих детей матюкая полуметровые местами бордюры. А велодорожки везде? А wi-fi в общественном транспорте? Я клоню к тому, что местные власти не совсем хорошо выполняют свою работу, несмотря на космические обещания перед выборами и телекамерами.
В 2006 году важный чин заявлял на камеру, что уже в следующем году велодорожки будут. А в 2014 году, в бюджет даже заложили 2 миллиона на постройку. Но ничего нет.
Столь длинное предисловие необходимо потому, что вам могут обещать что угодно в момент подготовки к Велодню, но ВСЕГДА имейте запасной вариант! Лучше два. Потому что вероятно кинут, скажут, что не обещали, поставят игнор в сотовом, сошлются на занятость. Будете кусать локти. А еще нагонят бюджетников «здравствуйте, мы колонна красногвардейского района, куда нам стать – транспаранты мы взяли». А еще назовут 300 приехавших «больше тысячи». Постарайтесь свести работу с ними к минимуму, насколько это возможно. Но не ругайтесь, дружите. Кроме них никто дорожки не построит и движение не перекроет. Ну и вообще там есть хорошие правильные ребята. Их там так же много, как моржей в стае пингвинов.

Волонтеры

Это такие люди, которые работают за идею. При этом, если главный орг тешит свое самолюбие лицом на всех телеканалах, то рядовые волонтеры иногда не попадают на фото и видео вообще. Пашут как проклятые, а в ответ тишина. Кланяйтесь им в ноги. Выводите на сцену, благодарите, дарите ништяки, целуйте и обхаживайте. Без них не будет Велодня и вам надо дать им почуствовать их истинную ценность. Это важно.
Постарайтесь не ставить их на тупую работу, давайте интересные задания. Ехать во главе колонны – это круто. Во все фотки попадешь – желающие есть. Устраивать конкурсы – уже хуже, но хорошо. А ставить 100500 палаток для ярмарки накануне – уже совсем так себе.

Работа со СМИ

Это важно. Сколько увидит ваш Велодень? 5000 участников, плюс их друзья, плюс фейсбучик? 50 тысяч в городе милионнике? Смешно. А зомбоящик донесет инфу до миллиона. Так что сходите на все каналы до Велодня и пригласите всех на сам Велодень. Подберите кого-то побойчее для этой задачи – надо «заряжать публику».

Примечание

Вы конечно хозяин и творите что хотите, но мое мнение таково. Это можно охарактеризовать фразой «лениво делать минимум», а можно и иначе – «дать людям раскрывать себя». Не надо всем «заносить хвост», т.е., например, обеспечивать приехавших на ярмарку палатками, триалистов паллетами, бмиксеров рампами, половцев - бортами и прочее. Это огромный головняк с одной стороны, а с другой, приехавшие на все готовое люди ведут и чувствуют себя совершенно иначе (хуже). Если кому-то что-то надо – пусть сам себе и обеспечивает. Это снимает с волонтеров нагрузку(а ну попробуйте заставить волонтеров грузить 4 часа паллеты и ставить палатки – много ли их захочет вернуться на следующий раз?), а приехавшие и сделавшие все сами, чувствуют, что «они чтото создали» и это круто и это ценится.

Кому-то этот рецепт может показаться недостаточно подробным, но это статья, а не книга. Работа каждого отдела сама по себе может потянуть на цикл статей, которые мы со временем и сделаем. Наверное :)

Отдохните. Вы это заслужили :) Потеряли за трое суток 10% веса? Ничего. Диета, много воды и через неделю восстановитесь. И поменьше курите. Всем спасибо, и удачных Велодней!